--- name: repair-quote-email description: >- Cromemco Hellas pump repair quote email writer. Use whenever the user uploads one or more PDF quote files (ΠΡΟΣΦΟΡΑ or ΠΡΟΤΙΜΟΛΟΓΙΟ) for an Elmo Rietschle pump repair and wants a ready-to-send email in Greek. Triggers: "παμε", "φτιαξε email", "γραψε email", "κανε την προσφορα", ΠΡ-ΧΧΧΧΧ / PRO-ΧΧΧΧΧ / OFF-ΧΧΧΧΧ files uploaded in a repair context, or "another one" / "here we are" after uploading quote PDFs. Always produce the full email body AND the subject. --- # Repair Quote Email Skill Cromemco Hellas sends quote emails to customers after inspecting their pumps. This skill writes those emails from the uploaded PDF quotes. **Workflow: PDF → Structured Extraction → Validation → Email.** Never go directly from PDF to email. Correctness beats creativity: never invent customer data, quote numbers, serial numbers, payment terms, delivery times, warranty conditions, maintenance intervals, or no-repair amounts. When something cannot be determined from the PDFs, say so explicitly instead of guessing. **Scope assumption:** a repair quotation set refers to ONE pump in ~99% of cases. Normally two PDFs (one spare-parts quote + one labor quote); sometimes one. Do not introduce multi-pump handling unless the PDFs clearly contain more than one pump (different models/serials) — in that case flag the conflict before writing. --- ## Step 1 — Structured extraction Read EVERY uploaded PDF fully before writing. Build an extraction record; note the value AND where it was found. A field with no clear source stays **MISSING** — never filled by inference. | Field | Where to look | |---|---| | Customer company name | Quote header (recipient block) | | Contact person | ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ — "Αίτημα κου/κας …" (or user-provided) | | Pump model | ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ / line items (copy verbatim) | | Serial number | ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ — "S.N.: …" (verbatim, char by char) | | Quote number(s) | Header — ΠΡ-ΧΧΧΧΧ / PRO-ΧΧΧΧΧ / ΠΡΟ-ΧΧΧΧΧ | | Document type | ΠΡΟΣΦΟΡΑ or ΠΡΟΤΙΜΟΛΟΓΙΟ (per document) | | Currency | Line items / totals (normally EUR) | | Net amount per quote | Totals block | | Payment terms per quote | "Τρόπος Πληρωμής" field AND ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ | | Delivery time | ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ (e.g. "4 εβδομάδες") | | Labor line items + net prices | Line-item table of the labor quote | | Proforma number to pay | ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ of a ΠΡΟΤΙΜΟΛΟΓΙΟ | **IMPORTANT — payment terms live in TWO places.** Check the "Τρόπος Πληρωμής" field in the document header AND the ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ block. When PDF text extraction seems to show nothing, re-extract the raw text (the term often sits on the same physical line as the VAT number / ΔΟΥ, e.g. "…ΚΕΦΟΔΕ ΑΤΤΙΚΗΣ Προκαταβολή 100% με τη παραγγελία"). If a revised quote is re-sent, re-read it — terms may now be present. **Role of each quote** — parts vs. labor by line-item content, never by filename or upload order: - Parts quote: line items with BN.ΧΧΧΧ or RIE.ΧΧΧΧ part numbers - Labor quote: line items with CRO-W.ΧΧΧΧ work codes - A document with both kinds of lines is a combined quote — say so. **Payment term normalization:** - "Προκαταβολή 100% με τη παραγγελία" → pay with order - "Εξόφληση πριν τη Παράδοση" / "…πριν την παράδοση" → pay before delivery **Labor line categorization** (for Steps 3–4), by description: - Disassembly/costing: contains ΑΠΟΣΥΝ or ΚΟΣΤΟΛ - Cleaning: contains ΚΑΘΑΡΙΣΜΟΣ, ΑΜΜΟΒΟΛΗ, or ΥΑΛΟΒΟΛΗ - Repair: contains ΕΠΙΣΚΕΥΗ, ΣΥΝΑΡΜΟΛΟΓΗΣΗ, ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ (rotor/coating), HONING, ΣΥΝΤΗΡΗΣΗ ΜΟΤΕΡ - Γενική επισκευή flag: true if any labor line or the quote text contains ΓΕΝΙΚΗ ΕΠΙΣΚΕΥΗ **Anti-hallucination:** copy model/serial/quote numbers verbatim; never "fix" them or swap in a similar model from memory. If two PDFs disagree on model/serial/customer, flag the discrepancy instead of choosing one. --- ## Step 2 — Validation gate Identify: customer, contact, pump model, serial, quote number(s), role of each quote, payment terms, delivery time, document type per document. - All present → proceed. - Non-critical missing (e.g. contact) → proceed with fallback (greeting) and note it in ONE short line BEFORE the email. - Critical missing/ambiguous (quote numbers, amounts for the no-repair calc, document type, payment terms, model/serial) → do NOT invent. Tell the user exactly what is missing and either ask, or emit an explicit `[ΛΕΙΠΕΙ: …]` placeholder with a note above the email. Never put a guessed value in a customer email. If the user insists a term "is in the quote" but it is not, quote the actual ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ/Τρόπος Πληρωμής text back to them and ask for the correct file or the term. --- ## Step 3 — No-repair charge (80%) If a labor quote is present, compute the charge if the customer declines repair: **Base = sum of NET prices of disassembly/costing lines + cleaning lines ONLY.** **No-repair charge = Base × 80%.** NOT 80% of the total, of spare parts, or of the labor total (unless the labor quote contains only disassembly/costing + cleaning lines). Use the net (καθ. αξία) price, i.e. after any line discount. Show the arithmetic to yourself (line prices → base → ×0.80) before writing. Round to the cent; Greek notation with € (e.g. 450,00€). If the user overrides the amount (e.g. a goodwill reduced charge), flag the difference ONCE with the 80% arithmetic, then respect the user's number — do not keep re-flagging. --- ## Step 4 — Warranty decision Include the 12-month warranty sentence ONLY when γενική επισκευή is true OR the quote explicitly mentions εγγύηση. Otherwise omit. Never promise unsupported warranty. --- ## Step 5 — Maintenance recommendation by pump technology Identify the TECHNOLOGY first (model designation + quote contents + the operating manual in Y:\html\PDF), then pick the text. Model prefixes are a hint, not proof. **Oil-lubricated rotary vane — VCAH / VCEH / VC303 (ISO VG 100):** > Σύμφωνα με τις οδηγίες του κατασκευαστή, η πρώτη αλλαγή λαδιού πρέπει να πραγματοποιείται στις 500 ώρες λειτουργίας και στη συνέχεια αλλαγή λαδιών και διαχωριστήρων κάθε 2.000 ώρες λειτουργίας. Συνιστάται αποκλειστικά η χρήση λαδιού Elmo Rietschle MULTI-LUBE 100 ή SUPER-LUBE 100. **Oil-lubricated claw, C-Series CLFG (ISO VG 320):** > Σύμφωνα με τις οδηγίες του κατασκευαστή, η πρώτη αλλαγή λαδιού πρέπει να πραγματοποιείται στις 200 ώρες λειτουργίας και στη συνέχεια αλλαγή λαδιών και διαχωριστήρων κάθε 2.000 ώρες λειτουργίας. Συνιστάται αποκλειστικά η χρήση λαδιού Elmo Rietschle MULTI-LUBE 320 ή SUPER-LUBE 320. **Oil-lubricated claw, C-VLR / Zephyr VLR & DLR (ISO VG 150) — verified from manual BA880:** > Σύμφωνα με τις οδηγίες του κατασκευαστή, η στάθμη του λαδιού πρέπει να ελέγχεται μηνιαίως και το λάδι να αλλάζεται κάθε 5.000 ώρες λειτουργίας ή το αργότερο 1 φορά το χρόνο, με αποκλειστική χρήση λιπαντικού Elmo Rietschle GEARLUBE 150. > Ο ελαστικός σύνδεσμος πρέπει να ελέγχεται τουλάχιστον μία φορά τον χρόνο και το φίλτρο αναρρόφησης να καθαρίζεται τακτικά. > Επόμενη γενική επισκευή σε 20.000-25.000 ώρες λειτουργίας. (Note: the C-VLR operating manual does NOT state a general-overhaul interval; the 20.000-25.000 h figure is Cromemco's recommendation. Only use it because it is the firm's documented guidance — never invent an interval for other technologies.) **Dry rotary vane — VTN:** > Σύμφωνα με τις οδηγίες του κατασκευαστή, ο πρώτος έλεγχος πτερυγίων πρέπει να γίνει στις 3.000 ώρες λειτουργίας και στη συνέχεια κάθε 1.000 ώρες. Το φίλτρο αέρα να καθαρίζεται μηνιαίως και να αντικαθίσταται κάθε 6 μήνες. **Side channel / gas-ring blowers — 2BH1 / G-series:** > Σύμφωνα με τις οδηγίες του κατασκευαστή, το μηχάνημα δεν απαιτεί τακτική ενδιάμεση συντήρηση. Ο κατασκευαστής συνιστά γενική επισκευή κάθε 20.000 ώρες λειτουργίας ή κάθε 2,5 χρόνια, με αντικατάσταση ρουλεμάν και τσιμούχας άξονα. **Liquid ring — 2BL2 / 2BV / L-series:** > Σύμφωνα με τις οδηγίες του κατασκευαστή, το σύστημα δεν απαιτεί τακτική ενδιάμεση συντήρηση. Συνιστάται ο τακτικός έλεγχος της στάθμης του υγρού λειτουργίας και η αποτιτανοποίηση με κιτρικό οξύ σε περίπτωση χρήσης νερού υψηλής σκληρότητας. **If the technology cannot be confidently determined** (and the manual does not resolve it): OMIT the maintenance paragraph and tell the user why. Never adapt another technology's text or invent intervals/oil grades. --- ## Step 6 — Write the email Factual, service-oriented Cromemco register — not generic sales language. ### MANDATORY SECTION ORDER (present sections never move; conditional ones may be omitted) 1. Greeting 2. Pump identification (model + serial) + quotation reference 3. Call to action (order request for ΠΡΟΣΦΟΡΑ / proforma payment for ΠΡΟΤΙΜΟΛΟΓΙΟ) 4. Value note (repair cost vs. new pump) — only when the user provides the ratio 5. Payment terms + delivery time + warranty 6. Maintenance recommendation (+ next-overhaul line inside it, if known) 7. No-repair charge 8. Closing + signature Hard rules: call to action is ABOVE payment terms; maintenance is AFTER warranty; the no-repair charge is AFTER maintenance. ### FORMATTING — soft line breaks (this is how Cromemco writes them) Within a logical block, related sentences go on separate lines using a **soft line break (Shift+Enter)** — do NOT merge them into one running paragraph and do NOT put a blank line between them. Use a **blank line only between blocks**. Example layout: ``` Greeting, Pump-identification sentence. Quotation-reference sentence. ← soft break, same block Call to action. Value note (45% of new). Payment-terms + delivery sentence. Warranty sentence. ← soft break, same block Maintenance sentence 1. Maintenance sentence 2. Next-overhaul line. ← soft breaks, same block No-repair-charge sentence. Closing sentence. Signature. ``` ### Greeting Default warm-formal, plural: **"Καλησπέρα σας κύριε [surname]," / "Καλημέρα σας κυρία [surname],"** (match the time of day, or ask). "Αγαπητέ κ./Αγαπητή κα." is also acceptable. If gender unclear: "Αγαπητέ/η κ.". If no contact named: "Αγαπητοί,". Follow any explicit user preference (some prefer "Καλησπέρα σας" over "Αγαπητέ"). ### Pump identification + quotation reference > Σε συνέχεια της παραλαβής και του ελέγχου της αντλίας κενού Elmo Rietschle [MODEL] με serial number [SN], σας αποστέλλουμε τις [προσφορές/προτιμολόγια] γενικής επισκευής. > Η προσφορά ΠΡ-[XXXXX] αφορά τα ανταλλακτικά και η ΠΡ-[XXXXX] τις εργασίες. Use "παραλαβής και του ελέγχου" or "επικοινωνίας μας και της εξέτασης" as fits. Use "προτιμολόγιο"/"προτιμολόγια" for ΠΡΟΤΙΜΟΛΟΓΙΟ. Singular when only one document. If not a γενική επισκευή, describe as it appears ("επισκευής"). Always "serial number", never "αριθμό σειράς". ### Call to action — by document type - ΠΡΟΣΦΟΡΑ: "Για την έναρξη της επισκευής παρακαλώ προωθήστε μας την παραγγελία σας." - ΠΡΟΤΙΜΟΛΟΓΙΟ: "Παρακαλούμε προχωρήστε στην εξόφληση του ΠΡΟ-[XXXXX]." (use the proforma number stated in ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ). Two proformas with different conditions → mention both. Mixed set → each document's own action, proforma payment first. ### Value note (only when the user supplies the ratio) > Σημειώνουμε ότι το συνολικό κόστος της γενικής επισκευής αντιστοιχεί περίπου στο [X]% του κόστους μιας καινούργιας αντλίας, καθιστώντας την επισκευή ιδιαίτερα συμφέρουσα. Express as a ratio/percentage only — never put absolute prices in the body. ### Payment terms + delivery + warranty (one block, soft breaks) Different terms: > Τα ανταλλακτικά εξοφλούνται με την παραγγελία σας και οι εργασίες επισκευής πριν την παράδοση. Ο εκτιμώμενος χρόνος παράδοσης της επισκευής είναι [N] εβδομάδες. > Στη γενική επισκευή παρέχουμε εγγύηση 12 μηνών. Same terms: > Η εξόφληση πραγματοποιείται [payment term]. Ο εκτιμώμενος χρόνος παράδοσης της επισκευής είναι [N] εβδομάδες. > Στη γενική επισκευή παρέχουμε εγγύηση 12 μηνών. (Omit the warranty line if Step 4 does not justify it.) ### Maintenance block Insert the Step 5 text unmodified, with the next-overhaul line appended on its own soft break when a documented interval exists. Do not duplicate an interval already inside the maintenance text. ### No-repair charge > Σε περίπτωση που αποφασίσετε να μην προχωρήσετε στην επισκευή, το κόστος κοστολόγησης και καθαρισμού ανέρχεται σε [AMOUNT]€ πλέον ΦΠΑ. ### Closing + signature > Είμαστε στη διάθεσή σας για οποιαδήποτε διευκρίνιση. > > Με εκτίμηση, > Γιώργος Δήμας > Cromemco Hellas S.A. > Elmo Rietschle Vacuum & Pressure Pumps, Central Vacuum Systems > NASH Liquid Ring Vacuum Pumps & Compressors > Tel. : +30 210 6135866 , 6130366 > Mobile : +30 6980 076410 > E-Mail : g.dimas@cromemco.gr > Web : www.cromemco.gr --- ## Step 7 — Subject line > CROMEMCO Προσφορές γενικής επισκευής αντλίας κενού Elmo Rietschle [MODEL] SN:[SN] Use "Προτιμολόγια" for ΠΡΟΤΙΜΟΛΟΓΙΟ, singular when only one document. --- ## Step 8 — Silent final quality check Verify against the PDFs (do not narrate): quote numbers verbatim; model/serial char-for- char; parts/labor by line items not upload order; payment terms match each quote (both Τρόπος Πληρωμής field and ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ checked); delivery time matches; 80% base = disassembly/costing + cleaning only and arithmetic correct (or user override flagged once); warranty only if justified; maintenance matches the actual technology or omitted; overhaul line only if documented; CTA matches document type; no prices in body except the no-repair charge; section order correct; soft-break formatting (blank line only between blocks). ## Formatting rules recap - No bold, no bullets, no prices except the no-repair charge. - Soft line breaks (Shift+Enter) within a block; blank line only between blocks. - Always "serial number" (English term). - Greek decimals: comma decimal, period thousands (e.g. 1.596,38€). - Any validation note goes in ONE short line BEFORE the email; no commentary after it.